Quel giorno 22 archivisti ecclesiastici si radunarono in un'aula della Pontificia Università Gregoriana a Roma per discutere sull'opportunità di dar vita ad una libera associazione con lo scopo di incontrarsi periodicamente per trattare di problemi di comune interesse e per tenersi aggiornati sugli indirizzi più recenti della dottrina archivistica, naturalmente per tradurla poi, in quanto possibile, nella pratica.

In quello stesso incontro, preceduto da altri più ristretti con varie autorità vaticane, fu deciso all'unanimità dei presenti di procedere alla costituzione dell'associazione, affidando ad un comitato provvisorio, di preparare lo statuto e di provvedere a chiedere le necessarie autorizzazioni sia in Vaticano sia fuori.

Punti fermi della nuova associazione: pur nascendo con l'autorizzazione delle autorità vaticane, perché desiderava avere in Vaticano la sua sede legale e, se possibile, anche materiale, sarebbe stata una "Libera Associazione di Archivisti di Archivi Ecclesiastici". Inoltre, la nuova Associazione non avrebbe posto limiti territoriali ai soci che avessero desiderato di aderirvi. Anzi era auspicabile che le domande e le iscrizioni provenissero da archivisti di vari paesi, insomma da quanti si interessavano degli archivi di enti ecclesiastici nella Città del vaticano, in Italia e in ogni altro paese. L'Associazione voleva essere uno strumento di collaborazione nel campo tecnico, al servizio delle Autorità ecclesiastiche; ma al tempo stesso si inserisse nella collaborazione internazionale al servizio della ricerca scientifica.

Il 10 luglio 1956 ebbe luogo presso l'Archivio Segreto Vaticano, che ha ospitato l'associazione nei propri locali fino al 1972, l'assemblea dei soci che scelse a maggioranza il nome che ancora porta di "Associazione Archivistica Ecclesiastica", elesse il primo Consiglio di Presidenza e approvò lo Statuto.

L'Associazione era così veramente costituita e poteva cominciare la propria attività, indicata in via di massima negli articoli 2 e 3 dello Statuto: curare l'ordinamento e la buona gestione degli archivi e assicurarne più efficacemente la conservazione; promuovere lo studio degli archivi che più direttamente interessano la storia della Chiesa; adottare ogni mezzo che valga a rendere più proficua l'attività scientifica e tecnica dei soci. Attraverso quali iniziative? Organizzando convegni di studio, promuovendo pubblicazioni specie quelle atte a facilitare la consultazione degli archivi stessi, incoraggiando i soci a partecipare ai congressi e agli incontri, specie se rivolti allo studio dei problemi riguardanti gli archivi.